In der letzten Woche fand in Berlin erneut die schon fest zum Terminplan aller Controller in der Jugend- und Sozialhilfe gehörende Netzwerktagung Controlling des Deutschen Vereins statt. Erstmalig fand die Tagung in einem Jahr ein zweites Mal statt, weil im Frühjahr einer großen Anzahl von Anmeldungen abgesagt werden musste. Für die seinerzeit nicht zum Zuge Gekommenen wurde die Veranstaltung vom Frühjahr mit einigen neuen Beiträgen wiederholt.
Mein Bericht zur Frühjahrstagung findet sich hier:
Frau Heike Schumacher, Sozialdezernentin des Landkreises Osterholz, stellte zu Beginn erneut das beim dortigen Landkreis praktizierte Steuerungskonzept vor. Noch einmal wurde deutlich gemacht, wie wichtig die konsequente Einbindung aller Managementhierarchien in das Controlling und den Steuerungskreislauf ist (siehe inhaltlich meinen Bericht vom Frühjahr).
Anschließend war ich eingeladen, ein Projekt des Kreises Herford dem Plenum vorzustellen. U.a. aus den vorher gegangen Tagungen war beim Kreis Herford der Gedanke intensiviert worden, das dezentrale Controlling im Sozialamt durch eine Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse zu begleiten. Als Pilotprojekt wurde dazu der Bereich der Sachbearbeitung der stationären Hilfe zur Pflege gewählt. Das Projekt dauerte ca. 1 Jahr von Ende 2006 bis 2007, wobei mir die Projektleitung oblag. Die Kernprozesse wurden in Workshops mit den Mitarbeitenden des Bereiches identifiziert und anschließend modelliert, d.h. möglichst effizient gestaltet und mit einer speziellen Software im Intranet visualisiert. Begleitet wurde die Optimierung durch den Aufbau einer Datenbank zur Verknüpfung aller Standardschreiben als Seriendruck und der Generierung von Verbesserungsvorschlägen der Mitarbeitenden. Die Ergebnisse sind wirklich erwähnenswert, wenn es natürlich auch Kritikpunkte an dem Projekt gibt: Die Anzahl der in weniger als drei Monaten bearbeiteten Fälle ist erheblich gestiegen, die Gesamtzahl der mit der gleichen Mitarbeiterstundenzahl bearbeiteten Fälle ist erheblich erhöht worden, die Zahl der erfolgreichen Widersprüche ist deutlich zurückgegangen und die Befragungswerte der Abteilung in der jährlichen Mitarbeiterbefragung haben sich signifikant verbessert. Auf der anderen Seite wurden die Anforderungen an die zeitliche Inanspruchnahme aller Beteiligten und vor allem an die IT-Unterstützung bei der Konzipierung zunächst unterschätzt. Für weitere Fragen zu dem Projekt und Anwendungsmöglichkeiten in anderen kommunalen Einrichtungen stehe ich gerne unter den hier genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
Die nachfolgenden Vorträge von Herrn Robert Nelles und Herrn Carsten Große-Starmann entsprachen im Wesentlichen dem bereits im Februar Dargestellten (siehe verlinkten Bericht zu dieser Tagung oben).
Ein weiterer bemerkenswerter Impuls für die Arbeit der Controller kam noch aus der ARGE Treptow-Köpenick von Frau Heike Hoffmann und Markus Starzonek. Sie betonten in ihren Ausführungen zum dortigen Controllingkonzept vor allem den Aspekt des Datenqualitätsmanagements. Um die Verwertbarkeit für Steuerungsaufgaben und auch die Akzeptanz des Controllings bei den Mitarbeitenden zu erhöhen und langfristig auf hohem Niveau zu halten, ist es unbedingt erforderlich, die Qualität der zu Grunde liegenden Daten sicherzustellen. Wenn die Daten fehlerhaft sind, können sich die Führung und die Entscheidungsträger nicht auf die Werte verlassen. Außerdem nehmen die Kollegen aus solchen Daten generierte Verbesserungsvorschläge nicht an und verweisen immer wieder auf die Unzuverlässigkeit des Datenmaterials, ohne sich materiell mit den Anregungen zu beschäftigen. Die ARGE Treptow-Köpenick hat deshalb einen Datenqualtitätsbeauftragten, der für die Aufdeckung und Behebung von Fehlern im Datenmaterial zuständig ist. Aufgesetzt darauf gibt es ein – wie ich es bezeichnet habe – ‚Meta-Controlling’, nämlich einen regelmäßigen Bericht über die Fehlerhäufigkeit einzelner Kennzahlen, heruntergebrochen bis auf Teamebene. Damit wird sichtbar, wie sorgfältig in welchem Team die Daten erhoben werden, was natürlich langfristig die Qualität insgesamt verbessert.
Im Anschluss an die Referate hatten die Teilnehmenden wieder die Möglichkeit, sich mit den Referenten in einzelnen Arbeitsgruppen zur Vertiefung des jeweiligen Themas auszutauschen. Dass alle drei Gruppen in etwa gleichmäßig besucht waren, zeugt von der thematischen Ausgewogenheit der ganzen Veranstaltung.
Fazit auch dieser Tagung: Die Controllertagung ist ein Muss für alle Führungskräfte und Controller
